Welche Dokumente Sie von jedem Nachunternehmer brauchen
Generalunternehmer müssen vor der Beauftragung eines Nachunternehmers steuerliche Nachweise (§48b-Freistellungsbescheinigung, USt 1 TG, Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt), Sozialkassen-Bescheinigungen (Krankenkassen, BG BAU, SOKA-BAU), arbeitsrechtliche Erklärungen (Mindestlohn-Verpflichtung, Nachunternehmererklärung, ggf. A1-Bescheinigungen) sowie Gewerbe- und Versicherungsnachweise (Gewerbeanmeldung, Handwerksrolle, Betriebshaftpflicht, Handelsregisterauszug) einsammeln — und während des Projekts aktuell halten. Jedes dieser Dokumente steht für ein konkretes Haftungsrisiko: 15 % Bauabzugsteuer (§48 EStG), Bürgenhaftung für Sozialversicherungsbeiträge (§28e SGB IV), Mindestlohnhaftung (§13 MiLoG), Bußgelder nach dem SchwarzArbG. Wer die Liste vollständig einsammelt und aktuell hält, hat den Großteil der GU-Compliance erledigt.
Steuerliche Nachweise
| Dokument | Aussteller | Typische Gültigkeit |
|---|---|---|
| Freistellungsbescheinigung §48b EStG | Finanzamt | Befristet, max. 3 Jahre — Ablauf überwachen! |
| Nachweis Bauleistender (USt 1 TG) für §13b UStG | Finanzamt | Max. 3 Jahre |
| Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt | Finanzamt | Momentaufnahme — jährlich erneuern |
Die §48b-Bescheinigung ist das wichtigste Einzeldokument der Liste: Fehlt sie im Zeitpunkt der Zahlung, müssen Sie 15 % Bauabzugsteuer einbehalten — sonst haften Sie persönlich nach §48a Abs. 3 EStG. Wie Sie Echtheit und Gültigkeit beim Bundeszentralamt für Steuern verifizieren, zeigt der Beitrag Freistellungsbescheinigung prüfen Schritt für Schritt.
Sozialversicherung & Sozialkassen
| Dokument | Aussteller | Typische Gültigkeit |
|---|---|---|
| Unbedenklichkeitsbescheinigung Krankenkasse(n) | Einzugsstellen | 1–3 Monate — regelmäßig anfordern |
| Unbedenklichkeitsbescheinigung BG BAU | Berufsgenossenschaft | 3 Monate |
| Unbedenklichkeitsbescheinigung SOKA-BAU | SOKA-BAU | Stichtagsbezogen — laufend erneuern |
Hinter diesen drei Bescheinigungen steht die Bürgenhaftung für Sozialversicherungsbeiträge nach §28e SGB IV: Zahlt Ihr Nachunternehmer seine Beiträge nicht, kann die Einzugsstelle Sie wie einen selbstschuldnerischen Bürgen in Anspruch nehmen. Aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigungen sind Ihr zentrales Exkulpationsmittel — aber nur, solange sie nicht älter als wenige Wochen sind. Welche Besonderheiten bei der SOKA-BAU gelten (Urlaubskassenbeiträge, Stichtagsprinzip), lesen Sie im Detailbeitrag.
Arbeitsrecht & Personal
- Mindestlohn-Verpflichtungserklärung — vom NU unterschrieben, inkl. Weitergabepflicht an Sub-NUs. Hintergrund ist die verschuldensunabhängige Generalunternehmerhaftung für den Mindestlohn (§13 MiLoG).
- Nachunternehmererklärung / Selbstauskunft — Stammdaten, Registereinträge und Verpflichtungserklärungen in einem Dokument; ein kostenloses Word-Muster finden Sie im verlinkten Beitrag.
- A1-Bescheinigungen je entsandtem Mitarbeiter bei ausländischen NUs — personenbezogen und projektbezogen, bei jeder Zollkontrolle das erste abgefragte Dokument.
- Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisse bei Beschäftigten aus Drittstaaten — was bei ausländischen Nachunternehmern sonst noch zu beachten ist, behandelt der eigene Leitfaden.
Gewerbe & Versicherung
- Gewerbeanmeldung — die Tätigkeitsbeschreibung muss zum beauftragten Gewerk passen.
- Handwerkskarte / Eintragung in die Handwerksrolle bei zulassungspflichtigen Gewerken (Anlage A HwO) — wie Sie den Eintrag online prüfen, zeigt der Detailbeitrag.
- Betriebshaftpflicht-Versicherungsbestätigung — Deckungssummen, versicherte Tätigkeit und Laufzeit prüfen, sonst läuft Ihr Regress im Schadensfall ins Leere.
- Handelsregisterauszug — Vertretungsbefugnis des Unterzeichners verifizieren.
- Optional: Präqualifikationsnachweis (PQ-VOB) — ersetzt viele Einzelnachweise, vor allem bei öffentlichen Aufträgen.
So organisieren Sie den Prozess
- Standard definieren: Eine verbindliche Dokumentenliste für alle NUs — keine Ausnahmen, auch nicht für „langjährige Partner".
- Vor Vertragsschluss einsammeln: Kein Baubeginn ohne vollständige Akte. Die Nachunternehmererklärung mit Dokumentenliste zum Ankreuzen macht daraus einen festen Workflow.
- Fristen tracken: Jedes Ablaufdatum mit Erinnerung 30/14/7 Tage vorher — wie das mit Excel beginnt und wann Software nötig wird, erklärt der Beitrag zum Fristenmanagement für NU-Bescheinigungen.
- Zahlung koppeln: Abgelaufene Pflichtdokumente = Zahlungssperre bis zur Nachreichung. Das vertragliche Zurückbehaltungsrecht dafür gehört in die NU-Erklärung.
- Revisionssicher archivieren: Wer hat wann was eingereicht — lückenlos nachvollziehbar für Betriebsprüfung, FKS und Auftraggeber.