Vorbemerkung
Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO gilt zwischen dem Betreiber von BauDokumente.de (nachfolgend „Auftragsverarbeiter") und dem jeweiligen Kunden (nachfolgend „Verantwortlicher"), sobald dieser die Plattform im Rahmen eines kostenpflichtigen oder kostenlosen Abonnements nutzt.
1. Gegenstand und Dauer
Dieser Vertrag regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch BauDokumente.de als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kunden (Verantwortlicher) gemäß Art. 28 DSGVO. Die Laufzeit entspricht der des jeweiligen Nutzungsvertrages.
2. Art der verarbeiteten Daten
Im Rahmen der Plattformnutzung werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:
- Namen und Kontaktdaten von Nachunternehmern und deren Mitarbeitern
- E-Mail-Adressen
- Unternehmensdaten (Firmenname, Anschrift, Handelsregisternummer)
- Compliance-Unterlagen und Bescheinigungen (z. B. SOKA-Nachweise, BG-Bescheinigungen, Freistellungsbescheinigungen)
- Gültigkeitsdaten und Ablauffristen
Kategorien betroffener Personen sind insbesondere:
- Nachunternehmer und deren Mitarbeiter
- Auftraggeber sowie Kunden des Verantwortlichen
- Ansprechpartner und Beschäftigte des Verantwortlichen
- Sonstige Personen, die in den hochgeladenen Dokumenten genannt werden
3. Zweck der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung der Plattformfunktionen: Dokumentenverwaltung, Fristüberwachung, Nachunternehmer-Portal und Compliance-Reporting. Eine darüber hinausgehende Verwendung findet nicht statt.
4. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
BauDokumente.de setzt geeignete TOMs gemäß Art. 32 DSGVO um, darunter:
- Verschlüsselung aller Daten at-rest und in-transit (TLS/HTTPS)
- Ausschließliche Datenspeicherung auf Servern in Deutschland
- Zugriffskontrolle und Rollenmanagement
- Regelmäßige Datensicherungen
- Keine Drittland-Transfers
5. Unterauftragsverarbeiter
BauDokumente.de nutzt ausschließlich DSGVO-konforme Unterauftragsverarbeiter mit Sitz in Deutschland oder der EU:
- Strato AG (Berlin/Deutschland) – Hosting, Server- und Datenbankbetrieb
- Brevo SAS (Paris/Frankreich, EU) – Versand von Transaktions-E-Mails
- Mistral AI (Paris/Frankreich, EU) – KI-Dokumentenanalyse (optional, nur bei aktivierter KI-Funktion)
- DeepL SE (Köln/Deutschland) – Übersetzungsdienst für das NU-Portal (optional)
Mit allen Unterauftragsverarbeitern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO. Der Verantwortliche wird über beabsichtigte Änderungen in Bezug auf die Hinzuziehung oder Ersetzung von Unterauftragsverarbeitern vorab informiert und kann diesen aus einem wichtigen datenschutzrechtlichen Grund innerhalb von 14 Tagen widersprechen (Art. 28 Abs. 2 DSGVO).
6. Pflichten des Auftragsverarbeiters
BauDokumente.de verpflichtet sich insbesondere:
- Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen zu verarbeiten
- Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten
- Betroffenenrechte (Auskunft, Löschung, Berichtigung) zu unterstützen
- Den Verantwortlichen bei der Erfüllung seiner DSGVO-Pflichten zu unterstützen
- Nach Vertragsende alle personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben
- Den Verantwortlichen unverzüglich über Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten zu informieren (Art. 33 DSGVO) und ihn bei Datenschutz-Folgenabschätzungen zu unterstützen (Art. 35 DSGVO)
- Dem Verantwortlichen alle zum Nachweis der Einhaltung dieser Pflichten erforderlichen Informationen bereitzustellen sowie Überprüfungen – einschließlich Inspektionen – durch den Verantwortlichen oder einen von ihm beauftragten Prüfer zu ermöglichen und dazu beizutragen (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO)
7. Betroffenenrechte
Der Verantwortliche trägt die Hauptverantwortung für die Erfüllung der Betroffenenrechte. BauDokumente.de unterstützt ihn dabei im technisch möglichen Rahmen (Datenexport, Löschung auf Anfrage).
8. Individueller AVV
Für den Abschluss eines schriftlichen, individualisierten AVV (z. B. für Ausschreibungen oder besondere Anforderungen) wenden Sie sich bitte an:
E-Mail: info@baudokumente.de
