Nachunternehmererklärung: Muster zum Download + was hineingehört

Wozu dient die Nachunternehmererklärung?

Die Nachunternehmererklärung ist ein Dokument, das Selbstauskunft, Dokumentenliste und Verpflichtungserklärungen des Nachunternehmers bündelt — vom NU unterschrieben, bevor er die Baustelle betritt. Sie erfüllt drei Funktionen auf einmal: Sie dokumentiert Ihre sorgfältige NU-Auswahl (entscheidend gegen den Vorwurf fahrlässiger Unkenntnis bei MiLoG- und SchwarzArbG-Verstößen — Hintergrund im Beitrag zur Generalunternehmerhaftung beim Mindestlohn), sie verpflichtet den NU vertraglich auf die zentralen Compliance-Pflichten — und sie liefert Ihnen die Stammdaten für Bescheinigungsprüfung und Rechnungsabgleich. Das kostenlose Word-Muster dazu finden Sie unten auf dieser Seite.

Diese Inhalte gehören hinein

1. Selbstauskunft: Firma, Rechtsform, Anschrift, Vertretungsberechtigte, Steuernummer/USt-IdNr., Handelsregister, Eintragung in die Handwerksrolle, Betriebsnummer, Berufsgenossenschaft, SOKA-Betriebskontonummer, Beschäftigtenzahl, beauftragtes Gewerk.
2. Dokumentenliste mit Ankreuzfeldern: §48b-Bescheinigung, USt 1 TG, Unbedenklichkeitsbescheinigungen (Krankenkassen, BG, SOKA), Gewerbeanmeldung, Handwerkskarte, Betriebshaftpflicht, ggf. A1-Bescheinigungen — die vollständige Übersicht aller Pflichtdokumente mit Aussteller und Gültigkeit liefert die Nachunternehmer-Dokumenten-Checkliste.
3. Verpflichtungserklärungen: Mindestlohnzahlung (MiLoG/AEntG), Arbeitszeitaufzeichnung nach §17 MiLoG, keine Beschäftigung ohne Aufenthalts-/Arbeitserlaubnis, keine illegale Arbeitnehmerüberlassung, fristgerechte Abführung von SV- und SOKA-Beiträgen, Sub-NU-Einsatz nur mit Zustimmung und unter Weitergabe aller Pflichten, unverzügliche Information bei Widerruf oder Ablauf von Bescheinigungen.
4. Richtigkeitsversicherung + Sanktionen: Kündigungsrecht bei Falschangaben, Zurückbehaltungsrecht bei fehlenden Bescheinigungen.

Die wichtigsten Klauseln im Detail

Zurückbehaltungsrecht: „Der Auftraggeber ist berechtigt, fällige Zahlungen zurückzuhalten, solange erforderliche Bescheinigungen fehlen oder abgelaufen sind." Diese eine Klausel verwandelt Ihre Dokumentenliste von einer Bitte in ein Druckmittel — und sie wirkt nur, wenn Sie Abläufe auch bemerken. Genau dafür braucht es ein funktionierendes Fristenmanagement für NU-Bescheinigungen.

Informationspflicht: Der NU muss Sie unverzüglich informieren, wenn eine Bescheinigung widerrufen wird oder sich wesentliche Umstände ändern. Ohne diese Klausel erfahren Sie vom Widerruf einer §48b-Freistellungsbescheinigung erst bei der Betriebsprüfung — dann ist die 15-%-Haftung längst entstanden.

Sub-NU-Kaskade: Jeder weitere Nachunternehmer braucht Ihre schriftliche Zustimmung und muss dieselben Erklärungen abgeben. So behalten Sie die Kette unter Kontrolle, für die Sie haften. Die Erklärung sollte zudem ausschließen, dass unter dem Deckmantel des Werkvertrags faktisch Personal gestellt wird — die Abgrenzung erklärt der Beitrag zur Scheinselbstständigkeit am Bau.

Wann erneuern?

Mindestens jährlich sowie bei jedem neuen Projekt, bei Rechtsformwechsel, Inhaberwechsel oder erkennbaren Veränderungen (neue Kolonnen, andere Fahrzeuge, plötzliche Preissenkungen). Die Erklärung ist kein Archivstück, sondern ein lebendes Dokument — eine zwei Jahre alte Erklärung entlastet im Haftungsfall kaum noch.