Jakie dokumenty trzeba zebrać od każdego podwykonawcy
Generalny wykonawca (Generalunternehmer, GU) musi przed zleceniem prac podwykonawcy zebrać — a podwykonawca powinien mieć gotowe — zaświadczenia podatkowe (Freistellungsbescheinigung §48b EStG, czyli zwolnienie z podatku budowlanego; USt 1 TG; zaświadczenie o niezaleganiu z urzędu skarbowego — Finanzamt), zaświadczenia kas socjalnych (kasy chorych — Krankenkasse, BG BAU, SOKA-BAU), oświadczenia z zakresu prawa pracy (zobowiązanie do płacy minimalnej — Mindestlohn, oświadczenie podwykonawcy — Nachunternehmererklärung, ew. zaświadczenia A1) oraz dokumenty działalności i ubezpieczenia (zgłoszenie działalności — Gewerbeanmeldung, wpis do rejestru rzemiosła — Handwerksrolle, ubezpieczenie OC firmy — Betriebshaftpflicht, wyciąg z rejestru handlowego) — i utrzymywać je w aktualności przez cały projekt. Każdy z tych dokumentów odpowiada konkretnemu ryzyku: 15 % podatku budowlanego (Bauabzugsteuer, §48 EStG), odpowiedzialność poręczyciela za składki na ubezpieczenia społeczne (§28e SGB IV), odpowiedzialność za płacę minimalną (§13 MiLoG), grzywny z ustawy o zwalczaniu pracy na czarno (SchwarzArbG). Kto zbierze pełną listę i utrzyma ją w aktualności, ma większość compliance załatwioną.
Zaświadczenia podatkowe
| Dokument | Wystawca | Typowa ważność |
|---|---|---|
| Freistellungsbescheinigung §48b EStG (zwolnienie z podatku budowlanego) | Finanzamt (urząd skarbowy) | Terminowa, maks. 3 lata — pilnować daty ważności! |
| Zaświadczenie wykonawcy robót budowlanych (USt 1 TG) dla §13b UStG (odwrotne obciążenie VAT) | Finanzamt | Maks. 3 lata |
| Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami) | Finanzamt | Zdjęcie chwili — odnawiać co roku |
Freistellungsbescheinigung §48b to najważniejszy pojedynczy dokument na liście: jeśli brakuje jej w momencie płatności, generalny wykonawca musi potrącić 15 % podatku budowlanego (Bauabzugsteuer) — inaczej odpowiada osobiście zgodnie z §48a ust. 3 EStG. Dla podwykonawcy oznacza to w praktyce: bez ważnej §48b z faktury znika 15 %. Jak zweryfikować autentyczność i ważność w Federalnym Centralnym Urzędzie Podatkowym (Bundeszentralamt für Steuern), pokazuje krok po kroku artykuł Freistellungsbescheinigung prüfen.
Ubezpieczenia społeczne i kasy socjalne
| Dokument | Wystawca | Typowa ważność |
|---|---|---|
| Unbedenklichkeitsbescheinigung kas(y) chorych (zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami) | Kasy chorych jako jednostki poboru składek | 1–3 miesiące — wymagać regularnie |
| Unbedenklichkeitsbescheinigung BG BAU (branżowa kasa ubezpieczenia wypadkowego — Berufsgenossenschaft) | BG BAU | 3 miesiące |
| Unbedenklichkeitsbescheinigung SOKA-BAU (kasa socjalna budownictwa) | SOKA-BAU | Na dzień wystawienia — odnawiać na bieżąco |
Za tymi trzema zaświadczeniami stoi odpowiedzialność poręczyciela za składki na ubezpieczenia społeczne według §28e SGB IV: jeśli podwykonawca nie płaci składek, jednostka poboru może pociągnąć generalnego wykonawcę do odpowiedzialności jak poręczyciela solidarnego. Aktualne zaświadczenia o niezaleganiu to główny środek uwolnienia się od tej odpowiedzialności — ale tylko dopóki nie są starsze niż kilka tygodni. Jakie szczególne zasady obowiązują w SOKA-BAU (składki na kasę urlopową, zasada dnia wystawienia), wyjaśnia osobny artykuł.
Prawo pracy i personel
- Zobowiązanie do przestrzegania płacy minimalnej (Mindestlohn-Verpflichtungserklärung) — podpisane przez podwykonawcę, z obowiązkiem przekazania go dalszym podwykonawcom. W tle stoi niezależna od winy odpowiedzialność generalnego wykonawcy za płacę minimalną (§13 MiLoG).
- Nachunternehmererklärung / samoocena podwykonawcy — dane firmy, wpisy rejestrowe i oświadczenia zobowiązujące w jednym dokumencie; darmowy wzór Word znajdziesz w podlinkowanym artykule.
- Zaświadczenia A1 (A1-Bescheinigung) dla każdego delegowanego pracownika przy zagranicznych podwykonawcach — przypisane do osoby i projektu; przy każdej kontroli celnej (Zoll/FKS) to pierwszy dokument, o który pytają.
- Zezwolenia na pobyt i pracę przy pracownikach z państw trzecich — co jeszcze trzeba mieć na uwadze przy zagranicznych podwykonawcach, opisuje osobny przewodnik.
Działalność gospodarcza i ubezpieczenie
- Gewerbeanmeldung (zgłoszenie działalności gospodarczej) — opis działalności musi pasować do zleconej branży robót.
- Karta rzemieślnicza / wpis do Handwerksrolle (rejestru rzemiosła) przy zawodach wymagających uprawnień (załącznik A do HwO) — jak sprawdzić wpis online, pokazuje artykuł szczegółowy.
- Potwierdzenie ubezpieczenia OC firmy (Betriebshaftpflicht) — sprawdzić sumy gwarancyjne, ubezpieczoną działalność i okres ochrony, inaczej regres w razie szkody trafi w próżnię.
- Wyciąg z rejestru handlowego (Handelsregisterauszug) — weryfikacja umocowania osoby podpisującej.
- Opcjonalnie: zaświadczenie prekwalifikacji (PQ-VOB) — zastępuje wiele pojedynczych zaświadczeń, zwłaszcza przy zamówieniach publicznych.
Jak zorganizować cały proces
- Zdefiniować standard: jedna wiążąca lista dokumentów dla wszystkich podwykonawców — bez wyjątków, także dla „wieloletnich partnerów”.
- Zebrać przed podpisaniem umowy: żadnego rozpoczęcia budowy bez kompletnych akt. Nachunternehmererklärung z listą dokumentów do odhaczenia zamienia to w stały workflow.
- Śledzić terminy: każda data ważności z przypomnieniem 30/14/7 dni wcześniej — jak zacząć od Excela i kiedy potrzebne jest oprogramowanie, wyjaśnia artykuł o zarządzaniu terminami zaświadczeń.
- Powiązać z płatnością: przeterminowane dokumenty obowiązkowe = blokada płatności do czasu uzupełnienia. Umowne prawo zatrzymania na ten wypadek powinno znaleźć się w oświadczeniu podwykonawcy.
- Archiwizować w sposób odporny na audyt: kto, kiedy i co złożył — w pełni odtwarzalne na kontrolę skarbową, FKS (Finanzkontrolle Schwarzarbeit — kontrola celna pracy na czarno) i dla zleceniodawcy.