Mindestlohn-Dokumentation am Bau: Was der Zoll sehen will

Die Rechtslage: §17 MiLoG und §19 AEntG

Im Baugewerbe müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers aufzeichnen — spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach der Arbeitsleistung, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre (§17 MiLoG). Der Grund: Das Baugewerbe steht an erster Stelle der Wirtschaftsbereiche des §2a SchwarzArbG, für die diese verschärfte Aufzeichnungspflicht gilt. Für entsandte Arbeitnehmer ordnet §19 AEntG dieselbe Pflicht an — ergänzt um die Anforderung, die Unterlagen in deutscher Sprache für die gesamte Beschäftigungsdauer in Deutschland bereitzuhalten.

Was konkret aufgezeichnet werden muss

• Datum und Name des Arbeitnehmers
• Uhrzeit von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit — nicht nur die Summe („8 Stunden" genügt nicht)
• Dauer der Arbeitszeit abzüglich Pausen
• Aufzeichnung binnen 7 Kalendertagen — nachträglich rekonstruierte Monatslisten erfüllen die Pflicht nicht

Was die FKS bei der Prüfung verlangt

Bei Baustellenkontrollen gleicht der Zoll drei Ebenen miteinander ab: die angetroffenen Personen, die Arbeitszeitaufzeichnungen und die Lohnabrechnungen. Diskrepanzen — Leute auf der Baustelle, die in keiner Aufzeichnung auftauchen; 10-Stunden-Tage bei abgerechneten 8 — sind der Einstieg in vertiefte Prüfungen bis hin zur Lohnsummenschätzung. Wie eine solche Kontrolle abläuft und welcher Bußgeldkatalog dann gilt, lesen Sie im Beitrag zu Schwarzarbeit und Zollkontrolle auf der Baustelle.

Ihre Position als GU: Pflicht des NU, Risiko bei Ihnen

Die Aufzeichnungspflicht trifft den Nachunternehmer als Arbeitgeber — aber über die Bürgenhaftung nach §13 MiLoG und den Vorwurf fahrlässiger Unkenntnis landet das Thema bei Ihnen. Vier Bausteine sichern Sie vertraglich und organisatorisch ab:

1. Vertragspflicht: Der NU verpflichtet sich zur MiLoG-konformen Arbeitszeitaufzeichnung und zur Vorlage auf Verlangen binnen [5] Werktagen.
2. Stichproben: Gelegentliche Plausibilitätsprüfung — passt die Kolonnenstärke laut Bautagebuch zu den vorgelegten Stundennachweisen?
3. Einheitliche Vorlage: Stellen Sie Ihren NUs einen MiLoG-konformen Stundenzettel zur Verfügung — das hebt die Qualität der Nachweise spürbar.
4. Eskalation: Verweigerte Vorlage = dokumentierte Abmahnung. Genau diese Papierspur entlastet Sie später.

Die Arbeitszeitnachweise sind dabei nur ein Baustein Ihrer NU-Akte: Welche Dokumente Sie außerdem von jedem Nachunternehmer einsammeln sollten, zeigt die Nachunternehmer-Dokumenten-Checkliste. Und weil Mindestlohnerklärungen und Stundennachweise laufend nachgefordert werden müssen, gehören sie in ein systematisches Fristenmanagement für Bescheinigungen — nicht in einen Aktenordner, den niemand pflegt.